Surat Rasmi

A. Jenis surat rasmi:

i. Surat aduan – sampah, gejala sosial, kafe siber, masalah pencemaran, kilang haram dan sebagainya.
ii. Surat permohonan – pekerjaan, kemudahan asas, kemudahan sekolah dan sebagainya.
iii. Surat bantahan – bantahan sesuatu perkara yang mendatangkan masalah atau kesan negatif.
iv. Surat cadangan – cadangan mengadakan sesuatu, cadangan mengatasi sesuatu masalah dan sebagainya.
v. Surat jemputan – perkahwinan, menghadiri majlis dan sebagainya.

B. Penerima dan alamat surat rasmi.
i. Penerima surat rasmi – penerima perlu sesuai dengan situasi surat yang ditulis.
Contohnya,
jika kebakaran (bomba – Ketua Balai Bomba),
kecurian (polis – Ketua Balai Polis XXXXXX),
sampah sarap (Dewan Bandaraya Kuala Lumpur – Ketua Penguat Kuasa),
jabatan kerajaan (Pengarah) dan sebagainya.

ii. Alamat penerima – Jika anda tidak pasti alamat penerima, jangan bimbang kerana anda boleh menciptanya sendiri. Contohnya, jika alamat individu (ada nombor rumah, ada nama jalan, ada nama taman, ada poskod, ada nama bandar, ada negeri). Jika alamat jabatan kerajaan atau agensi kerajaan (ada tingkat, ada nama bangunan, ada nama jalan, ada poskod, ada nama bandar, ada nama negeri).

Contoh : Masalah sampah sarap tidak diangkut.

Ketua Penguat Kuasa
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur,
Tingkat 5, Bangunan Menarajaya,
Jalan Bunga Raya,
56000 Kuala Lumpur.


B. Format Surat Rasmi:


1. Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat.
(Selepas itu langkau sebaris dan lukis garisan panjang)
(Sebaiknya selepas setiap perenggan berakhir, langkau satu baris)

2. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat.

3. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir alamat penerima.

4. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri dan tanda koma.

5. Tajuk surat – Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk kata hubung, sendi dan kata bantu. Garisi tajuk dan jangan letak tanda titik pada akhir ayat.

6. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda sebagai wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis rapat di kiri surat dan jangan letak sebarang nombor)

7. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor bermula dengan 2 dan seterusnya pada setiap perenggan dan mulakan perenggan agak ketengah – 2 ½ sm dari nombor)

i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila + nama pihak penyebab masalah + masa masalah berlaku + siapa terlibat + dan apa-apa juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu yang dapat digunakan bagi membantu pihak yang anda beritahu)

ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda wakili. Kesan ini mesti diulas, sama seperti anda menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh dan kesimpulan kecil) Sebaik-baiknya, 1 kesan ditulis dalam satu perenggan)

iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal untuk mengatasi masalah atau isu yang anda tuliskan.
8. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih.

9. Tulis ucapan terima kasih – di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak nombor)
(Selepas itu, langkau 3 hingga 4 baris)

10. Tulis pengesahan:
- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan persendirian)
- Tandatangani
-(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan
-Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan.
-Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili.

11. Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata hikmat seperti anda menulis karangan yang lain.

...................................................................................................................................



CONTOH: MENULIS SURAT KIRIMAN RASMI

Soalan :
Di kawasan tempat tinggal anda terdapat pelbagai masalah keselamatan yang timbul berpunca daripada pendatang asing yang terlalu ramai di kawasan itu. Sebagai wakil penduduk di tempat anda. tulis sepucuk surat kepada pihak yang berkuasa bagi mengadukan hal tersebut agar masalah ini dapat diselesaikan.

Contoh jawapan surat rasmi.


Bong Lai Hee,
No.6, Jalan Merpati Putih,
Taman Khatulistiwa,
94003 Sri Aman, Sarawak.

____________________________________________________________________
Ketua Balai,
Balai Polis Sri Aman,
Jalan Temakol ,
94003 Sri Aman, Sarawak. 16 JULAI 2011


Tuan,
Aduan Tentang Masalah Pendatang Tanpa Izin di Taman Khatulistiwa

Merujuk perkara di atas, saya Bong Lai Hee selaku setiausaha penduduk Taman Khatulistiwa, ingin membuat aduan tentang masalah pendatang tanpa izin yang begitu ramai bilangannya di kawasan tempat tinggal kami. Akibat bilangannya yang terlalu ramai, pelbagai masalah sosial telah timbul sehingga mengganggu ketenteraman hidup penduduk di kawasan ini.

2. Untuk makluman pihak tuan, kawasan ini menjadi tumpuan pendatang tanpa izin kerana banyak bangunan baru didirikan di kawasan ini. Hal ini menyebabkan ramai pekerja tanpa izin bertumpu di kawasan ini untuk bekerja sebagai pekerja bangunan kerana di mana ada gula, di situ ada semut. Kebanyakan daripada pendatang tanpa izin itu tertumpu di Jalan Limau Manis 4 dan Jalan Tembikai 3. Mereka tinggal di dalam pondok-pondok sementara yang disediakan oleh pemaju dan didirikan daripada kayu. Perkara yang membimbangkan kami ialah sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut melakukan pelbagai jenayah dan mengancam keselamatan penduduk tempatan di kawasan ini.

3. Sebelum kedatangan mereka di kawasan ini, kehidupan kami amat aman dan makmur. Namun begitu, kehadiran mereka sejak lima bulan yang lalu telah mengubah segala-galanya. Kejadian kecurian dan rompakan sering kali berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Sehingga kini terdapat 4 kejadian pecah rumah dan rompakan yang telah diadukan kepada pihak polis. Kebanyakan rompakan tersebut melibatkan senjata tajam seperti parang dan senjata tajam yang lain. Hal ini menyebabkan kami berasa takut sekiranya kejadian seperti itu berulang semula. Kami juga percaya bahawa kejadian jenayah tersebut melibatkan pendatang tanpa izin melalui pertuturan mereka semasa kejadian jenayah itu berlaku. Hal seperti ini amat merungsingkan penduduk di kawasan ini.

4. Selain itu, sebahagian pendatang tanpa izin di kawasan ini turut berkelakuan tidak sopan terhadap penduduk tempatan di sini. Beberapa orang gadis yang pulang lewat daripada bekerja telah diganggu dengan kata-kata yang tidak menyenangkan. Mereka juga sering mengeluarkan kata-kata berbau lucah kepada penduduk di kawasan ini sehingga pernah menyebabkan pergaduhan di antara pendatang tanpa izin dengan penduduk di taman ini. Sebagai ibu bapa di kawasan ini, kami berasa bimbang jika berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini ke atas keluarga kami. Justeru, kami berharap agar pihak tuan mengambil tindakan awal seperti kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Kami tidak mahu ada di antara penduduk di kawasan ini yang akan menjadi mangsa akibat kelewatan kita mengambil tindakan kerana nasi sudah menjadi bubur.

5. Pada masa yang sama, sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut juga melakukan pelbagai jenayah seperti berjudi dan menyalahgunakan dadah. Hal ini telah kami maklumi melalui beberapa orang penduduk yang pernah terserempak dengan mereka ketika melakukan jenayah tersebut. Sebelum ini, kejadian seperti itu tidak pernah berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Keadaan ini juga amat membimbangkan penduduk di kawasan ini kerana kami takut sekiranya ada di antara anak-anak kami yang akan terpengaruh dengan gejala yang tidak sihat tersebut. Justeru kami meminta agar pihak tuan mengambil tindakan awal kerana mencegah lebih baik daripada mengubati.


6. Sehubungan dengan itu, kami mencadangkan agar pihak tuan dapat mengambil tindakan dengan secepat mungkin. Antara cadangan kami termasuklah meminta pihak tuan membuat serbuan dan menangkap pendatang tanpa izin di kawasan kediaman kami. Kami juga mencadangkan agar pihak tuan dapat membuat rondaan dengan lebih kerap supaya kejadian jenayah yang membimbangkan kami tidak berlaku di sini. Sekiranya pihak tuan memerlukan bantuan dan kerjasama daripada penduduk di kawasan ini, kami sedia menghulurkan bantuan yang diperlukan.


7. Akhir kata, saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan segera demi keselesaan dan keselamatan penduduk di kawasan ini. Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan didahului dengan jutaan terima kasih.

Sekian, terima kasih.


Yang menjalankan tugas,

Bonglaihee
...................
(BONG LAI HEE)
Setiausaha,
Persatuan Penduduk Taman Khatulistiwa.